Polityka prywatności Gathbox

Administrator danych

Administratorem danych jest SOCIALBUZZSTUDIO spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Mariacka 37, 40-014 Katowice, KRS 0001101103, NIP 5482759280, REGON 528408063.

W sprawach danych osobowych pisz na adres hello@socialbuzzstudio.com.

Czym jest Gathbox

Gathbox wyszukuje faktury PDF w skrzynkach Gmail podłączonych przez firmę i zapisuje je w folderze Google Drive wybranym przez firmę, w podfolderach rok/miesiąc.

Jakie dane przetwarzamy

• Konto: imię i adres e-mail. Przy logowaniu hasłem przechowujemy tylko zaszyfrowany skrót hasła, nie samo hasło. Przy logowaniu przez Google: identyfikator konta Google, imię, adres e-mail, adres zdjęcia profilowego i dane logowania otrzymane od Google.
• Sesje logowania: data utworzenia i wygaśnięcia, adres IP i informacja o przeglądarce.
• Firma: nazwa firmy, jej użytkownicy i ich role (właściciel albo pracownik).
• Połączenia Google: adresy podłączonych skrzynek Gmail i konta Google Drive, zaszyfrowane klucze dostępu, nazwa wybranego folderu, stan połączenia i informacja, do którego miejsca skrzynka została już odczytana.
• Rejestr dokumentów, dla każdego pliku PDF znalezionego w wiadomości: oznaczenie wiadomości i pliku albo adres linku do pliku, nazwa pliku, suma kontrolna pliku, wynik (zapisany na Drive, pominięty albo nieudany), krótki powód decyzji i data. Nazwa pliku i adres linku pochodzą od nadawcy wiadomości i mogą zawierać dane innych osób.
• Zapisy techniczne o działaniu aplikacji i błędach. Mogą zawierać adres IP, informację o przeglądarce, adres otwieranej strony i fragmenty danych z wiadomości, na przykład adres strony z linku.

Przy logowaniu i łączeniu z Google zapisujemy też jednorazowe dane zabezpieczające, ważne 10 minut. Te, których nikt nie użył, zostają w bazie.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez konta i połączeń Google aplikacja nie może działać.

Dostęp do Gmaila i Google Drive

• Gmail, tylko odczyt: aplikacja odczytuje nowe wiadomości w podłączonej skrzynce od dnia jej podłączenia, razem z treścią i załącznikami PDF, a z linków w treści pobiera pliki PDF, gdy adres linku wskazuje na fakturę. Treść wiadomości i plików analizuje tylko na bieżąco, żeby rozpoznać faktury. Nie zapisujemy treści wiadomości, tematu, nadawcy ani tekstu plików. Pliki z wiadomości wysłanych, szkiców, spamu i kosza nie trafiają na Drive, chyba że wiadomość jest też w odebranych (na przykład wysłana do siebie albo przeniesiona ze spamu).
• Google Drive: aplikacja ma dostęp tylko do folderu wybranego w oknie Google i do plików, które sama utworzyła. Zapisuje tam pliki PDF faktur, tworzy podfoldery rok/miesiąc, sprawdza listę plików w tych podfolderach, żeby nie zapisywać duplikatów, i przenosi do kosza Drive powtórzone kopie tego samego pliku.
• Logowanie przez Google: aplikacja otrzymuje Twoje imię, adres e-mail i zdjęcie profilowe.

Korzystanie z danych otrzymanych od Google i ich przekazywanie spełnia wymagania Zasad dotyczących danych użytkownika w usługach API Google, w tym wymagania dotyczące ograniczonego użytkowania. Nie sprzedajemy tych danych, nie używamy ich do reklam ani do trenowania modeli sztucznej inteligencji i nie przekazujemy ich innym podmiotom poza przypadkami opisanymi w tej polityce. Treści wiadomości nie czyta człowiek, chyba że zgodzisz się na to w konkretnej sprawie, wymaga tego bezpieczeństwo albo prawo.

Cele i podstawy prawne

• Prowadzenie konta i firmy, połączenia Google, wyszukiwanie i zapisywanie faktur: umowa o korzystanie z aplikacji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Bezpieczeństwo, ochrona przed nadużyciami i wyjaśnianie błędów (sesje, adresy IP, zapisy techniczne, rejestr dokumentów): nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dostępu do Gmaila i Google Drive udzielasz w oknie zgody Google i możesz go w każdej chwili cofnąć. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu. Automatyczne rozpoznawanie faktur dotyczy plików, nie osób.

Komu przekazujemy dane

• Firma hostingowa, u której działa aplikacja i jej baza danych. Dane są przechowywane w Unii Europejskiej.
• Google: logowanie, dostęp do Gmaila i Google Drive oraz okno wyboru folderu. Google przetwarza dane także według własnej polityki prywatności i może to robić poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
• Dostawca ikon na stronie głównej: przy jej otwarciu przeglądarka pobiera od niego ikony, więc dostawca otrzymuje adres IP i informację o przeglądarce. Może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich w celach reklamowych.

Jak długo przechowujemy dane

• Konto: do jego usunięcia.
• Sesja logowania działa 7 dni od ostatniego użycia. Jej zapis usuwamy przy wylogowaniu, zmianie hasła, wygaśnięciu przy próbie użycia albo usunięciu konta. Zapis sesji, której nikt już nie użyje, zostaje do usunięcia konta.
• Połączenia, informacja o postępie odczytu i rejestr dokumentów: do odłączenia skrzynki (dane tej skrzynki) albo do odłączenia Google Drive (rejestr całej firmy). Nie usuwamy ich automatycznie po upływie czasu.
• Pliki faktur zapisane na Drive należą do firmy i zostają na jej Dysku Google także po odłączeniu. Aplikacja ich nie usuwa, poza powtórzonymi kopiami tego samego pliku, które przenosi do kosza Drive.
• Zapisy techniczne: do najbliższej aktualizacji aplikacji. Nie mają stałego okresu przechowywania.
• Kopie zapasowe bazy danych wykonywane ręcznie przed niektórymi aktualizacjami aplikacji: bez stałego okresu przechowywania. Mogą zawierać dane usunięte później z aplikacji.

Pliki cookie i pamięć przeglądarki

• Plik cookie sesji: utrzymuje zalogowanie, 7 dni.
• Plik cookie logowania przez Google: tylko w trakcie logowania, 5 minut.
• Plik cookie ustawień panelu: zapamiętuje zwinięcie menu bocznego, 7 dni.
• Pamięć przeglądarki: zapamiętuje, że okno o zmianach w panelu zostało zamknięte w tej sesji, i synchronizuje zalogowanie między kartami przeglądarki.

Nie używamy plików cookie analitycznych ani reklamowych.

Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Przysługuje Ci też skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

• Wniosek wyślij na adres hello@socialbuzzstudio.com. Odpowiemy w ciągu miesiąca.
• Imię i hasło zmienisz sam na stronie Konto w panelu.
• Właściciel firmy może usunąć użytkownika firmy i odłączyć skrzynki oraz Google Drive. Przy odłączeniu aplikacja prosi Google o unieważnienie dostępu, chyba że to samo konto Google jest użyte w innym połączeniu.
• Dostęp aplikacji do konta Google możesz cofnąć w ustawieniach konta Google.

Bezpieczeństwo

• Połączenie z aplikacją jest szyfrowane.
• Klucze dostępu do Gmaila i Google Drive przechowujemy zaszyfrowane.
• Hasła przechowujemy wyłącznie jako zaszyfrowany skrót.
• W aplikacji dane firmy widzą tylko jej użytkownicy.

Zmiany polityki

Gdy zmienimy sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy tę stronę i datę ostatniej aktualizacji na górze.